Статья 168 ТК РФ: порядок и размеры возмещения командировочных расходов

В данной статье регулируются порядок и формат возмещения командировочных расходов в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации. Отдельное внимание уделено правам работников на получение компенсации за расходы, а также ответственности работодателя и процедуре предоставления возмещения за командировку.

1. Работник не справился с задачами, по которым был отправлен в командировку;
2. 2. Работник получил травму или заболел во время служебной поездки;
3. 3. Работник испытал серьезные неудобства или проблемы, связанные с проживанием или питанием во время командировки;
4. 4. Работник был понужден воспользоваться своими собственными средствами для оплаты расходов, связанных с командировкой;
5. 5. Работник потерял документы, необходимые для оформления поездки;
6. 6. Работник оказался в сложной ситуации во время командировки, связанной с политической или экономической обстановкой в регионе;

Если работник не выполнил задания, данному ему во время командировки, все затраты по этой командировке все равно должны быть оплачены полностью согласно определению Санкт-Петербургского городского суда от 13.03.2012 № 33-3718/2012.

2. Если работник работал сверхурочно или в ночное время

Если работник выполнял работу в командировке сверхурочно или в ночное время, ему должна быть оплачена работа по повышенным ставкам в соответствии с письмом Минтруда России от 14.11.2013 № 14-2-195.

3. Если работник отказался от командировки из-за отсутствия аванса на расходы

Если сотрудник не получил аванс на расходы, связанные с командировкой, и отказался от поездки, это не является нарушением, позволяющим работодателю наказать сотрудника в соответствии с решением суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 25.07.2013 по делу № 33-1595/2013.

4. Выдача аванса на расходы частично в валюте и частично в рублях

Работодатель может выдавать сотруднику аванс на расходы по командировке частично в валюте и частично в рублях в том случае, если такая практика предусмотрена внутренними правилами компании и соблюдаются валютные законы. Также работодатель допускает перерасход валюты на покрытие расходов сотрудника по командировке.

5. Задание меньших размеров суточных работникам негосударственных организаций

Работодатели, не являющиеся государственными организациями, имеют возможность устанавливать более низкие суммы суточных, чем те, которые предусмотрены постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 (100 рублей). Такая возможность обусловлена тем, что такие работодатели сами определяют нормы суточных, а закон не устанавливает их минимальный уровень. Однако в данном случае работник может рассматривать это как дискриминацию на основании статьи 3 Трудового кодекса РФ и подать иск в суд.

Таким образом, необычные ситуации, возникающие во время командировок, не лишают работника возможности получать гарантированный по закону ст. 167 ТК РФ средний заработок и компенсацию расходов, связанных с командировкой.

Источник: {TEXT}

Отличие авиа- и железнодорожных билетов от гостиниц заключается в том, что последние не всегда предоставляют документы о проживании. Такая ситуация возникает и с другими видами расходов, для которых подтверждающие документы не соответствуют установленной форме.

Минфин высказал официальную точку зрения в письмах, в которых указывается, что расходы на командировочные нужды не могут быть включены в затраты компании, если авансовые отчеты составлены с нарушением унифицированной формы. Однако судебные решения говорят о том, что нарушение формы первичного документа не оспаривает факт совершения сделки.

Подтверждение расходов несоответствующими документами

Кроме того, документы, не соответствующие унифицированной форме, могут подтверждать расходы, если они содержат все необходимые реквизиты, установленные в законе № 129-ФЗ, статья 9, пункт 2.

Вот основные данные, которые должны содержаться в бумагах, чтобы подтвердить расходы:

• Название организации;
• Дата осуществления расходов;
• Сумма расходов;
• Описание расходов;
• Подпись ответственного лица за расходы.

Проблема с неправильными документами — как решить

Если вы столкнулись с ситуацией, когда вы не можете получить необходимые документы, вам нужно сделать следующее:

1. Свяжитесь с администрацией гостиницы или другого предприятия, чтобы уточнить возможность предоставления альтернативных документов.
2. Напишите детальное объяснительное письмо или заявление, в котором опишите суть проблемы и попросите признать такие документы допустимыми для подтверждения расходов.
3. Приложите к письму или заявлению все имеющиеся бумажные и электронные документы и фотографии, подтверждающие факт пребывания в командировке и произведенные затраты.
4. Отправьте данное письмо или заявление в соответствующий отдел, ответственный за учет командировочных расходов.

Учет командировочных расходов в Контур.Бухгалтерии

Для регистрации командировочных расходов рекомендуется воспользоваться онлайн-сервисом Контур.Бухгалтерии. С его помощью вы сможете автоматизировать управление выплатами и предоставлять отчетность в налоговые органы, социальный фонд и фонд социального страхования.

Контур.Бухгалтерия — это удобное и надежное средство для эффективной совместной работы бухгалтера и руководителя. Данный сервис позволяет автоматизировать учет командировочных расходов и дает возможность хранить все необходимые документы в электронном виде.

Для каких случаев предусмотрена возможность использования личного транспорта?

В соответствии с разрешением работодателя, сотрудники могут отправляться в командировки на транспорте, который не требует проездного документа с указанием соответствующих дат. Такие случаи могут включать:

• Использование служебного автомобиля
• Использование личного транспорта (как указано в письме от ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427)
• Использование транспорта третьих лиц по доверенности или в качестве пассажира

Для подтверждения факта проведения командировочной поездки на личном транспорте следует предоставить следующие документы:

• Путевой лист для соответствующего транспортного средства
• Платежные документы, подтверждающие затраты в пути. Период и маршрут в документах должны соответствовать фактическому времени и маршруту поездки
• Информация о датах прибытия и убытия должна быть предоставлена справкой от принимающей стороны

Все вышеуказанные документы должны быть приложены к служебной записке, в которой должен быть указан метод перемещения в место командировки и обратно. Если эти документы отсутствуют, служебная записка не будет являться правильным оправдательным документом (письмо Министерства финансов РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

С какими документами оформляют командировку в 2017 году?

С 2015 года следующие документы перестали быть обязательными для применения в соответствии с пунктом «е» пункта 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595:

• Командировочное удостоверение;
• Служебное задание;
• Отчет о поездке.

В настоящее время основными документами, которые оформляют командировку, являются:

• Распоряжение работодателя о направлении в командировку, оформленное в письменной форме.
• Необходимо предоставить авансовый отчет о поездке, который подтверждает не только расходы, но и реальные сроки пребывания в командировке.

Для подтверждения дат командировки следует рассмотреть следующие возможности:

1. Ориентироваться на даты проживания, указанные в документах. В этом случае можно привести служебную записку, в которой объясняется способ перемещения в командировочное место и обратно.
2. Если нет документов о проживании, то можно учесть даты, указанные в служебной записке со ссылкой на другие подтверждающие документы.

Наиболее надежным документом будет являться документ, выданный принимающей стороной, который подтверждает фактические даты командировки.

Порядок оплаты командировки в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации

Перевозка в двух направлениях

Работодатель должен возместить работнику затраты на проезд в оба направления во время командировки. Это включает оплату билетов на авиа, ж/д или другой вид транспорта.

Проживание

Работник, находящийся в командировке, имеет право на возмещение расходов на аренду жилья. Работодатель обязан оплатить затраты на проживание в гостинице или снятой квартире по установленным нормам и тарифам.

Дневные выплаты

Работник обязан возместить затраты на проживание, питание и другие расходы во время командировки. Размер суточных определяется работодателем в соответствии с установленными нормами или договором труда. Обычно, размер суточных зависит от места командировки и рассчитывается в виде фиксированной суммы за каждый день пребывания.

Дополнительные расходы, связанные с командировкой

Кроме оплаты транспортировки, проживания и суточных, статья 168 ТК РФ предусматривает возмещение других расходов, связанных с командировкой. Сюда могут входить:

• Оплата перемещений по месту командировки;
• Оплата за провоз багажа;
• Почтовые расходы и т.д.

Установление порядка и размеров компенсации по командировке

Организация внешних дел всех сотрудников внутри страны регулируется законодательством и постановлениями соответствующих органов власти. Основные общие правила направления в командировку определены статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации и постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749. Как правило, порядок расходов, содержание и размер компенсации по каждой позиции определяются работодателем в соответствии с требованиями статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации. Работодатель имеет право устанавливать свои собственные нормы и ставки, которые могут отличаться от установленных законодательством.

Возврат компенсации в случае отмены командировки и форс-мажора

Если в ходе командировки возникают форс-мажорные обстоятельства, такие как неблагоприятная погода, наводнение, поломка самолета и так далее, и сотрудник не может вернуться вовремя, компания обязана оплатить ему суточные и обеспечить проживание. Для подтверждения задержки, не зависящей от сотрудника, в документе о командировке или в учетной политике организации рекомендуется поставить штамп или отметку с реальной датой отправления. В случае отсутствия таких документов, справка из аэропорта об отмене или задержке рейса также может служить подтверждением.

Возврат компенсации

• В случае отмены командировки, сотрудник имеет право на возврат денежных средств за неиспользованные билеты и получение компенсации за визу, за исключением пошлины.
• Авиакомпании обычно возвращают только часть стоимости билетов, особенно при низких тарифах. Разницу объясняют штрафом за нарушение правил перевозки.

Ситуация непреодолимой силы во время официальной поездки

В случае возникновения непредвиденных обстоятельств во время командировки, компания обязана выплатить сотруднику дневные выплаты и оплатить его проживание.

Для подтверждения задержки сотрудника необходимо иметь штамп или отметку с реальной датой отправления в официальном документе о командировке или учетной политике компании.

В случае отсутствия этих документов, справка из аэропорта о ​​задержке или отмене рейса может подтвердить факт задержки, не зависящий от сотрудника.

Возмещение расходов при отмене командировки и наступлении непредвиденных обстоятельств является важным аспектом для сотрудников, позволяющим им сохранить финансовую стабильность и защитить свои права.

Как правила оплаты командировочных расходов зависят от формы работодателя?

1. Федеральные государственные организации

Для федеральных государственных организаций определены правила оплаты командировочных расходов в соответствии с нормами, установленными Правительством Российской Федерации. Среди таких постановлений можно выделить следующие:

• Постановление от 12.10.2013 г. № 916, регламентирующее возмещение командировочных расходов сотрудников органов внутренних дел, государственной противопожарной службы, учреждений уголовно-исполнительной системы, органов по контролю за оборотом наркотиков, таможенных органов;
• Постановление от 04.03.2013 г. № 180, устанавливающее порядок оплаты командировок юристов, занятых преподавательской, научной и экзаменационной деятельностью;
• Постановление от 02.10.2002 г. № 729, устанавливающее стандартные нормы расходов на командировки по территории Российской Федерации;
• Постановление от 02.08.2004 № 64н, устанавливающее максимальные расходы на проживание за рубежом;
• Постановление от 26.12.2005 № 812, устанавливающее нормы суточных выплат для командировок за границу.

2. Государственные и муниципальные организации регионального значения

Для государственных и муниципальных организаций регионального значения порядок оплаты командировочных расходов определяется нормами, разработанными на уровне субъектов РФ. В данном случае, основными документами могут быть постановления или положения, которые регламентируют данные вопросы на региональном уровне.

3. Остальные работодатели

Определение порядка оплаты расходов на командировки для других работодателей осуществляется через внутренний нормативный акт. Работодатель самостоятельно разрабатывает подробности этих правил и стандартов оплаты расходов, учитывая специфику своей деятельности.

В процессе определения порядка оплаты командировочных расходов работодатель может учитывать различные факторы:

• Должности сотрудников;
• Регионы, в которые осуществляются командировки;
• Продолжительность времени в пути или в командировке.

Таким образом, порядок оплаты командировочных зависит от формы работодателя и учитывает различные факторы, что позволяет работодателю обеспечивать более точную и справедливую оплату расходов своих сотрудников во время командировок.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно Налоговому кодексу РФ, налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с суточных должен удерживаться в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке. Такой подход необходим для учета возможных невыплаченных сумм и превышения установленного лимита.

Если сотрудник не использовал полностью выделенные ему средства, то он обязан вернуть излишек до удержания НДФЛ. В случае, когда работник превысил установленную сумму, НДФЛ будет удерживаться с ближайшего дохода выплаты, такого как следующая зарплата или премия.

Для начисления НДФЛ с суточных сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие длительность командировки, а также сохранить чеки на расходы. Экономическое преимущество от неиспользованных средств учитывается только после возвращения сотрудника и утверждения авансового отчета.

Срок уплаты НДФЛ с суточных:

• Одержимый в период с 1 по 22 января – уже пользуйтесь не позднее 28 января
• Одержимый с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего – уже пользуйтесь не позднее 28 числа текущего месяца
• Одержимый с 23 по 31 декабря – уже пользуйтесь не позднее последнего рабочего дня календарного года

Вспомните о том, что с 2024 года НДФЛ начнет перечисляться в качестве единого налогового платежа.

Согласно Федеральному закону от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ, страховые взносы с части суточных, превышающей установленный предел, нужно заплатить до 28 числа следующего месяца. Все взносы, кроме травматизма, также включаются в состав единого платежа.

Автоматизируйте взаимодействие с персоналом

Использование автоматизации значительно облегчит процесс расчета и учета расходов на командировку, уменьшит вероятность ошибок и повысит эффективность работы сотрудников в бухгалтерии и кадровом отделе.

Подтверждение деловой цели командировки

Учет командировочных расходов допускается только при наличии документа, подтверждающего деловую цель поездки. Компания вправе самостоятельно определить требования к такому документу. В приказе о командировке можно указать основную цель сотрудника на командировку. Форма приказа должна соответствовать требованиям компании, однако также возможно использование собственных бланков, утвержденных внутренними правилами компании.

Если организация планирует требовать письменный отчет от работника о результатах командировки, то такая возможность должна быть зафиксирована во внутренней документации. Для обеспечения информированности сотрудников о этом правиле и их знания обязанностей необходимо провести соответствующую информационную работу.

Для подтверждения пребывания в командировке работник обязан предоставить документы, подтверждающие даты выезда и возвращения. В качестве таких документов могут выступать билеты на поезд, посадочные талоны на самолет и т. д. Располагая такими документами, работодатель может удостовериться, что работник действительно находился в командировке и исполнял свои трудовые обязанности.

Важно помнить!

• Если работник ехал в командировку на своем или служебном транспорте, ему потребуется служебная записка в соответствии с пунктом 7 постановления Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 года № 749.
• Для того чтобы получить возмещение командировочных расходов, необходимо иметь соответствующую документацию и получить подтверждение деловой цели поездки.
• Пред тем, чем отправится в командировку, обязательно ознакомьтесь с внутренними правилами компании и локальными актами, чтобы быть в курсе своих прав и обязанностей.

Название бланка	Форма бланка	Назначение бланка
Приказ о командировке	№ T-9	Описание целей и сроков командировки
Служебная записка	Пункт 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749	Подтверждение использования своего или служебного транспорта в командировке

Вопросы по трактовке содержания статьи 168 ТК

Как определяется специфика валютных расходов сотрудника при зарубежных командировках?

Для определения характера валютных расходов сотрудника при зарубежных командировках используется Федеральный закон №173 от 10.12.03, касающийся валютного регулирования. В данном законе указаны детали предоставления аванса в иностранной валюте, возмещения расходов сотруднику, связанных с обменом валюты, и другие вопросы, связанные с валютными операциями в рамках командировок. Также, Постановлением Правительства №749 от 13.10.08 регулируются некоторые аспекты командировок, включая вопросы валютных расходов (п. 11, 16, 17 и 18).

Как определяются остальные затраты, указанные в статье 168 Трудового кодекса?

Другие затраты, которые упоминаются в данной статье, относятся к расходам, которые делаются в интересах организации, которую представляет командированный сотрудник. Чаще всего эти расходы заранее согласовываются с работодателем. Некоторыми примерами таких расходов являются поездки на такси, обязательные сборы при иностранных командировках и другие аналогичные затраты.

Какие документы нужны для выплаты дневных выплат сотруднику?

Для выплаты дневных выплат сотруднику по данной категории компенсационных выплат не требуются особые документы — достаточно только факта его нахождения в командировке. Эта особенность отличает дневные выплаты от других видов компенсационных выплат, для которых обычно требуются соответствующие документы, подтверждающие расходы сотрудника. В случае работников государственных органов размеры дневных выплат устанавливаются нормативными актами МЧС, МВД и других подобных ведомств.

Как определить расходы на транспорт в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса?

Сотрудник по умолчанию признается пользователем публичных видов транспорта, выбираемых с учетом условий поездки. Однако коллективный договор или локальный акт работодателя может устанавливать ограничения на определенные виды транспорта. Также возможно возмещение расходов на использование личного автомобиля командированного работника — размеры такого возмещения определяются на основе затрат на бензин и топливо. Для получения компенсации за транспортные расходы сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие его затраты. В случае их отсутствия по уважительным причинам размер компенсации определяется в соответствии с соответствующими положениями коллективного договора или локального акта работодателя.

Как подтвердить расходы в командировке

По возвращении из командировки работник обязан сдать работодателю авансовый отчет в соответствии с правилами о служебных командировках в течение трех рабочих дней. Однако, согласно пункту 6.3 параграфа 6 пп. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, срок подготовки и представления этого документа определяет руководитель организации. Рекомендуется установить его равным трех рабочих дням, чтобы не нарушать правила.

Авансовый отчет может быть составлен в свободной форме или использована унифицированная форма АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы, включая:

• Расходы на проезд, такие как железнодорожный или авиабилеты, чеки об оплате такси, документы об оплате оформления проездного документа и т.д.
• Для подтверждения расходов на проживание необходимо предоставить кассовый чек или документ, который оформлен на бланке строгой отчетности.
• Для подтверждения других расходов, связанных с деловой командировкой, необходимо предоставить счета, чеки, бланки строгой отчетности и другие документы, разрешенные работодателем.

В случае отсутствия подтверждающего документа бухгалтерия имеет право отказать в компенсации соответствующих расходов.

Пример: Один из сотрудников компании потерял посадочный талон на самолет. Он был в служебной командировке на двое суток и оплатил билет на свои средства в надежде на компенсацию. Бухгалтерия отказала ему в возмещении, так как не было предоставлено подтверждающего документа о перелете. В результате сотруднику пришлось обратиться в аэропорт за документами, подтверждающими расходы на билет.

Сотрудникам, отправляющимся в командировку на личном, рабочем или арендованном транспорте, также предусмотрены компенсации. Для таких сотрудников путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и другие аналогичные документы будут считаться командировочными документами.

Следовательно, чтобы подтвердить затраты во время командировки, необходимо представить авансовый отчет вместе с соответствующими документами в установленные сроки. Соблюдение данной процедуры и наличие всех необходимых документов помогут избежать возможных проблем при получении компенсации за затраты.