Требование о предоставлении объяснений об отсутствии на рабочем месте является нормой для многих организаций и компаний. Этот процесс имеет свои строгие правила и порядок, который необходимо соблюдать при написании объяснительной записки.
В данной статье мы рассмотрим образец написания объяснительной записки, основные требования к ее содержанию и форме, а также правила, которые должны быть выполнены при составлении данного документа. Знание этих правил поможет вам правильно оформить объяснительную записку в случае вашего отсутствия на рабочем месте.
Образец требования о предоставлении письменного объяснения
Уважаемый Егоров К.П.,
В соответствии с трудовым договором от 12 января 2019 года №34, Правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Афродита» и на основании служебной записки менеджера по кадрам Серпуховой М.А. от 24 марта 2019 года, обращаюсь к Вам с требованием предоставить письменное объяснение по факту Вашего отсутствия на рабочем месте в течение 2 часов 20 минут 24 марта 2019 года.
Согласно части 1 статьи 193 Трудового кодекса Российской Федерации, перед применением дисциплинарного взыскания, руководитель должен потребовать от подчиненного объяснение в письменном виде. В случае непредставления объяснения в течение 2 рабочих дней, формируется соответствующий акт.
Просьба предоставить письменное объяснение в срок до 27 марта текущего года менеджеру по кадрам ООО «Афродита».
Приложение: служебная записка менеджера по кадрам Серпуховой М.А. от 24 марта 2019 года.
25 марта 2019 года
Гендиректор: Трефилов
С требованием ознакомлен: Егоров
К.П. Егоров
Когда составляется документ TEXT
До наложения дисциплинарного взыскания начальник должен получить с работника объяснение в письменной форме. Это регламентируется ч. 1, ст. 193 ТК РФ. Поэтому, при малейшем нарушении трудовой дисциплины, руководитель организации направляет ему требование о предоставлении пояснений. Если организация получила ущерб, связанный с нарушением дисциплины, то объяснение поможет установить причину возникновения ущерба. Если работник не предоставил объяснительную записку, составляется акт об отказе работника в даче объяснений. Требование и акт регистрируются в журнале исходящих документов, как официальная внутренняя документация. Независимо от того, предоставлена объяснительная или нет, налагается дисциплинарное взыскание, взыскание ущерба с работника в случае признания его вины.
Ситуации, при которых составляется требование о предоставлении объяснений:
- Появление на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения.
- Грубое поведение, нецензурная брань по отношению к коллегам.
- Для водителей – выезд из гаража без разрешения директора.
- Неисполнение должностных обязанностей.
- Причинение вреда имуществу организации.
- Использование помещений предприятия в личных, корыстных целях.
Начальник вправе предъявить требование о даче объяснений всем работникам, с которыми заключены трудовые договора, в том числе срочные. Скачать или посмотреть образец требования о предоставлении пояснений можно на любом консультационном юридическом сайте, сайте освещающем вопросы делопроизводства.
Оформление требования о предоставлении объяснений:
- Кому направлен: должность, Ф.И.О. работника;
- Номер и дата: кем направлен;
- Содержание: руководитель должен описать, по какому инциденту он требует объяснение, дату и где он произошел;
- Роспись начальника и печать организации;
- Роспись и дата: работника в получении документа;
- Срок: в который должно быть предоставлено объяснение. В содержании требования о предоставлении объяснений указывается, в какой срок сотрудник должен их предоставить.
Правильность оформления:
Документ составляется в двух экземплярах, один из которых остается в организации и подшивается в исходящих документах. Второй выдается работнику в руки или отправляется по почте заказным письмом с уведомлением, с описью вложения. При возврате писем, они регистрируются в журнале и подшиваются. Составляется акт, что объяснение от работника не получено.
Работник может отказаться расписываться в требовании о предоставлении объяснений. В этом случае документ отправляется почтой. Можно созвать комиссию, составляющуюся из коллег работника-нарушителя, составить акт об отказе в получении требования. Если сотрудник не появился на работе в ближайшее время, можно обратиться в ОВД с заявлением о пропаже работника.
Правильность оформления процедуры нужна для того, чтобы при увольнении длительно отсутствующего работника, он не мог восстановиться на работе через суд. Судом может быть вынесено решение о компенсации морального вреда. Документ составляется на простом листе, в машинописном виде. Единой формы документа для требования не предусмотрено.
ОБРАЗЕЦ ТРЕБОВАНИЯ:
Когда работодателю следует требовать объяснительную от сотрудника и важность письменного требования
- Несоблюдении норм охраны труда;
- Опоздании на работу;
- Отсутствии на рабочем месте более 4 часов;
- Появлении на работе в состоянии опьянения, включая наркотическое и алкогольное воздействие;
- Нанесении ущерба имуществу нанимателя.
Объяснительную сотруднику можно запросить как устно, так и письменно, но письменный запрос предпочтительнее. Он служит доказательством факта требования объяснений и фиксирует дату совершения дисциплинарного проступка. Письменное требование также содержит указание на срок предоставления объяснительной – 2 рабочих дня.
Польза предоставления объяснений работником
Для работника целесообразно предоставить объяснения, если он действительно ценит своё рабочее место. Предоставление объяснительной помогает понять работодателю дальнейшие шаги и указывает на ответственное отношение сотрудника к происшествию.
Значение письменного требования и отсутствия объяснительной
Письменное требование обладает особой значимостью, поскольку оно является доказательством требования работодателя и фиксирует дату его совершения. Отсутствие объяснительной со стороны работника не должно интепретироваться как доказательство его вины в происшествии. Такая ситуация может иметь различные объяснения, и конечное решение должно быть основано на других обстоятельствах.
Как написать требование о предоставлении объяснений об отсутствии на рабочем месте
- Наименование компании, где трудится сотрудник, который нарушил рабочий режим.
- Кому адресовано письмо – ФИО и должность нарушителя.
- Почтовый адрес, если требование будет отправляться почтой.
- Название документа.
- Обращение к работнику – по желанию.
- Суть проступка сотрудника.
- Ссылку на статью 193 Трудового кодекса РФ и информацию о сроке ответа работника – 2 рабочих дня.
- Просьбу предоставить письменное объяснение.
- Срок предоставления объяснения работодателю.
- Приложение, например, служебная записка от руководителя подразделения, где трудится сотрудник.
- Дата написания требования.
- Подпись работодателя.
- Графа для подписи работника и даты получения уведомления.
Работник вправе отказаться подписывать уведомление. В таком случае, его можно отправить почтой с уведомлением о вручении или зачитать вслух в специально созванной комиссии. В последнем случае составляется акт.
Важно учесть, что в крупных компаниях составлением требования занимаются кадровики или начальник «нарушителя», а не сам работодатель.
Подведение итога
Важно помнить, что сотруднику необходимо предоставить объяснение в течение двух дней после получения требования, если иное не указано. Рабочими днями считаются дни по графику работы, и суббота и воскресенье не учитываются при подсчете срока. Если требование было отправлено письмом, то считается датой получения документа день получения письма на почте. В случае получения требования в пятницу, работнику будет дано два полных рабочих дня.
В некоторых ситуациях, работодателю не стоит требовать письменное объяснение от сотрудника, если он опоздал на 15 минут на работу. Непредвиденные обстоятельства могут случиться у каждого сотрудника, и в таких случаях работник может проспать, заболеть ребенок или возникнуть проблемы с пожилыми родителями. Однако, если опоздания происходят ежедневно и составляют 15 минут либо более, работодатель имеет право потребовать письменное объяснение от сотрудника.